Inleiding

Bij Shifa Healing Spa hechten we veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, en hoe we zorgvuldig met jouw gegevens omgaan. We houden ons aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?
Shifa Healing Spa
Vlietweg 14, 2266 KA Leidschendam
E-mail: info@shifahealingspa.nl
Telefoon: +31 6 24 42 49 96
KvK: 60429429
Verantwoordelijke: Izaak Koopman

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wij verwerken de volgende gegevens indien jij een afspraak maakt of contact met ons opneemt:

Contactgegevens:

• Voor- en achternaam

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Adres (indien noodzakelijk voor administratie)

Medische en gezondheidsgegevens:

• Relevante medische informatie voor veilige behandeling (zwangerschap, medicijngebruik, aandoeningen, allergieën)

• Behandelnotities en voortgangsgegevens

• Contra-indicaties

Financiële gegevens:

• IBAN (bij abonnementen)

• Betalingsgegevens en factuurinformatie

Communicatie:

• E-mail- en WhatsApp-correspondentie

• Afspraakgeschiedenis en behandelnotities

Beeldmateriaal:

• Foto's en video's van behandelresultaten (alleen met uitdrukkelijke toestemming)

• Foto's en video's tijdens behandelingen of evenementen voor promotionele doeleinden (alleen met toestemming)
  
  

3. Waarom verzamelen wij jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Afspraakbeheer en administratie van behandelingen

• Veilige en verantwoorde uitvoering van behandelingen (medische informatie is hiervoor essentieel)

• Financiële afhandeling van betalingen, abonnementen en facturen

• Contact via e-mail, WhatsApp of telefoon

• Nazorg en follow-up na behandelingen

• Informeren over wijzigingen in diensten, tarieven of behandeltijden

• Promotionele doeleinden zoals foto's en video's op website of social media (indien toestemming gegeven)

• Voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale administratie)
  
  

4. Bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens)

Shifa Healing Spa verwerkt gezondheidsgegevens. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming verdienen onder de AVG.

4.1. Wij verwerken gezondheidsgegevens uitsluitend voor het verlenen van veilige en effectieve behandelingen.

4.2. Deze gegevens worden:

• Strikt vertrouwelijk behandeld

• Alleen gebruikt voor behandeldoeleinden

• Niet gedeeld met derden zonder jouw uitdrukkelijke toestemming (behalve indien wettelijk verplicht)

• Beveiligd opgeslagen in een afgesloten systeem

4.3. Je hebt het recht om toestemming voor verwerking van gezondheidsgegevens te weigeren, maar dit kan betekenen dat we bepaalde behandelingen niet veilig kunnen uitvoeren.

4.4. Door het invullen van het intakeformulier en het ondergaan van een behandeling, geef je expliciet toestemming voor de verwerking van je gezondheidsgegevens.

5. Gebruik van beeldmateriaal

5.1. Tijdens behandelingen kunnen wij foto's of video's maken voor:

• Behandeldocumentatie en voortgangsregistratie

• Promotionele doeleinden (website, Instagram, Facebook)

5.2. We maken alleen beeldmateriaal met jouw uitdrukkelijke toestemming.

5.3. Wil je niet gefotografeerd of gefilmd worden? Geef dit dan vooraf aan, mondeling of schriftelijk. We respecteren dit volledig.

5.4. Je kunt je toestemming voor gebruik van beeldmateriaal op elk moment intrekken.

6. Delen met derden

6.1. Wij verkopen of verhuren jouw gegevens nooit aan derden.

6.2. We delen jouw gegevens alleen met:

• Onze bank of boekhouder ten behoeve van administratie en financiële verwerking

• Overheidsinstanties (indien wettelijk verplicht, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden)

6.3. Met externe partijen die ons ondersteunen, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om jouw privacy te waarborgen.

7. Beveiliging van jouw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies en onbevoegde toegang tegen te gaan. Denk hierbij aan:

• Beveiligde digitale opslag met wachtwoordbeveiliging en versleuteling

• Beperkte toegang tot gegevens (alleen Izaak Koopman heeft toegang)

• Papieren behandeldossiers worden veilig en afgesloten opgeborgen

• Regelmatige back-ups van digitale gegevens

• Vertrouwelijke behandeling door het team

8. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is:

• Contactgegevens en afspraakgeschiedenis: zolang je cliënt bent en maximaal 2 jaar daarna, tenzij anders overeengekomen

• Medische/behandelgegevens: 15 jaar (conform WGBO - Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst)

• Administratieve en financiële gegevens: maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

• Marketingcommunicatie en beeldmateriaal: totdat je bezwaar maakt of toestemming intrekt

9. Jouw rechten

Je hebt altijd de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: Je mag opvragen welke gegevens we van je verwerken

• Recht op rectificatie: Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren

• Recht op verwijdering: Je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens (tenzij we wettelijk verplicht zijn deze te bewaren)

• Recht op beperking: Je kunt de verwerking van je gegevens laten beperken

• Recht op dataportabiliteit: Je kunt je gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen

• Recht op bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen verwerking van je gegevens voor marketingdoeleinden

• Recht om toestemming in te trekken: Je kunt eerder gegeven toestemming altijd intrekken (dit laat de rechtmatigheid van eerdere verwerking onverlet)

Je kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@shifahealingspa.nl. We reageren binnen 4 weken op je verzoek.

10. Minderjarigen

10.1. Voor behandelingen van personen onder de 16 jaar is schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist.

10.2. We verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien deze toestemming is verkregen.

11. Cookies en website

11.1. Onze website gebruikt:

• Functionele cookies: Noodzakelijk voor de werking van de website (bijvoorbeeld inloggegevens, taalvoorkeur)

• Analytische cookies: Om websitebezoek te meten via Google Analytics (geanonimiseerd)

11.2. Wij gebruiken geen tracking cookies van derden voor reclamedoeleinden.

11.3. Je kunt cookies uitschakelen via je browserinstellingen. Let op: sommige functionaliteiten van de website werken dan mogelijk niet optimaal.

12. Externe links

12.1. Onze website kan links bevatten naar externe websites (bijvoorbeeld sociale media).

12.2. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze externe websites. Wij raden aan om hun privacyverklaringen te lezen.

13. Wijzigingen

13.1. Shifa Healing Spa behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen.

13.2. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. We adviseren je deze verklaring regelmatig te controleren.

13.3. Bij grote wijzigingen informeren we je tijdig via e-mail of WhatsApp.

14. Datalek

In het onwaarschijnlijke geval van een datalek waarbij jouw gegevens mogelijk in gevaar komen, zullen we:

• Je binnen 72 uur na ontdekking informeren

• Aangeven welke gegevens mogelijk zijn gelekt

• Uitleggen welke maatregelen we nemen om verdere schade te voorkomen

• De Autoriteit Persoonsgegevens informeren indien noodzakelijk

15. Vragen of klachten?

Voor vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met je gegevens omgaan, kun je contact opnemen:

E-mail: info@shifahealingspa.nl
Telefoon: +31 6 24 42 49 96

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 - 1805 250

Door het maken van een afspraak bij Shifa Healing Spa verklaart de cliënt zich akkoord met bovenstaande privacyverklaring.

Laatste update: januari 2026

Shifa Healing Spa
Vlietweg 14, 2266 KA Leidschendam
E-mail: info@shifahealingspa.nl
Telefoon: +31 6 24 42 49 96
KvK: 60429429